# Quản lý phòng

### Đặt phòng nhanh

Cho phép quản lý đặt phòng nhanh với những tin sau:

* Số lượng thành viên Nam và Nữ (đây là con số được dùng để tính toán chi phí trên phiếu thu)
* Ngày nhận và trả phòng
* Giá thuê phòng hàng tháng. Mặc định là giá đã được cấu hình trong Admin site và quản lý có thể tùy chỉnh mức giá mới để phù hợp thảo thuận của 2 bên.
* Tiền đặt cọc. Con số này cho phép nhập linh động nhưng sẽ có cảnh báo khi số tiền được nhập không thảo điều kiện **95% <= TIEN\_COC <= 105%.** Mức tiền cọc được quy định tùy theo tòa nhà như 1 tháng, 2 tháng hoặc 3 tháng.
* Thành viên đại diện: là người đại diện đứng tên trên Hợp đồng và nhận email hàng tháng từ hệ thống. Thành viên này có thể bị thay đổi nếu danh sách thành viên có cập nhật và mặc định người đầu tiên trong danh sách thành viên sẽ là người đại diện.&#x20;

### Thủ tục nhận phòng

Khi thực hiện thao tác nhận phòng thì quản lý cần hoàn thiện những bước sau:

* Xác định ngày nhận phòng: là ngày thực tế mà khách đã dọn vào
* Xác định số điện đầu kỳ. Con số này được dùng để tính toán  **tổng số điện** đã sử dụng vào tháng kế tiếp
* Xác định số thành viên thực tế sẽ vào ở.
* Hoàn thành chính xác thông tin các thành viên
* Xác định số phương tiện sẽ được gửi.
* Hoàn thành thông tin của các phương tiện
* Yêu cầu khách hoàn thành đầy đủ **số tiền cọc**

<figure><img src="https://2051943191-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F5Oq1Mbd8urCm2gGFODyT%2Fuploads%2FDE9IEfQggY5d0zyYleVz%2FScreen%20Shot%202023-09-13%20at%207.50.26%20PM.png?alt=media&#x26;token=7b3a1728-0b33-41c0-b0f2-ec2e641946bb" alt=""><figcaption><p>Cảnh báo khi thông tin đăng ký không trùng khớp</p></figcaption></figure>

Sau khi xác nhận phòng thành công, hệ thống sẽ gửi phiếu thu cho người đại diện và chi phí được tính dựa trên tổng số ngày của tháng hiện tại từ **ngày nhận phòng** đến **ngày cuối của tháng hiện tại.** Nếu tổng số ngày >= 30 thì được tính là full chi phí. Khách phải hoàn thành chi phí  trước khi nhận phòng.

VD: Giá phòng **2tr** mỗi tháng (30 ngày), khách nhận phòng ngày **15/03** => tổng số ngày sẽ là 15 => giá phòng cần thanh toán **15/30 \* 2tr = 1tr**

### **Thủ tục chuyển phòng**

Để hoàn thành thủ tục chuyển phòng quản lý xác được những yếu tố sau:

* Phòng cần chuyển
* Ngày nhận phòng là ngày thực tế mà khách vào ở (trường hợp đổi phòng cũ qua phòng mới).
* Số điện của phòng được chuyển vào (trường hợp khách đang ở và muốn đổi qua phòng mới).
* Lý do chuyển phòng

Cần hoàn thành tất cả thông tin mà hệ thống yêu cầu nếu không sẽ không suất được phiếu thu. Sau đó, tạo phiếu thu cho khách.

Đổi với khách chuyển phòng mà chưa thanh toán phiếu thu tháng hiện tại thì quản lý  có thể yêu cầu khách tất toán số tiền thuê trên hợp đồng cũ và chuyển số dư nợ sang hợp đồng mới như hình bên dưới.

<figure><img src="https://2051943191-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F5Oq1Mbd8urCm2gGFODyT%2Fuploads%2FiTSRNQlJJDGRxR77D6BM%2FScreen%20Shot%202023-09-27%20at%207.37.46%20PM.png?alt=media&#x26;token=8270a869-a888-4ba1-8227-9ee84042ced3" alt=""><figcaption><p>Option tất toán hợp đồng cũ</p></figcaption></figure>

Đối với khách đã thanh toán phiếu thu của tháng hiện tại thì quản lý có thể tạo thêm phiếu thu phát sinh để yêu cầu khách thanh toán số tiền phát sinh nếu có.

### Thủ tục trả phòng

Các bước để hoàn thành thủ tục trả phòng:

* Xác định ngày trả phòng
* Vào chi tiết hợp đồng để cập nhật lại ngày trả phòng, mục đích của việc này nhằm để  tạo Phiếu thu khớp với số ngày đã ở trong tháng cuối.
* Sau đó, vào phần cập nhật phiếu và click refresh button như hình bên dưới.

  <figure><img src="https://2051943191-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F5Oq1Mbd8urCm2gGFODyT%2Fuploads%2FGd4v2AlkKCLp9meZVaP3%2FScreen%20Shot%202023-09-27%20at%209.18.14%20PM.png?alt=media&#x26;token=1f85ca50-2c02-4dcd-917b-10d59f59045f" alt=""><figcaption><p>Click để làm mới lại phiếu thu</p></figcaption></figure>
* Yêu cầu khách thanh phiếu thu và hoàn cọc.
* Sau khi các bước trên đã hoàn thành thì mới thực hiện **Xác nhận trả phòng** như hình bên dưới

<figure><img src="https://2051943191-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F5Oq1Mbd8urCm2gGFODyT%2Fuploads%2FlxPQtJpG0q0vdGc4OpjS%2FScreen%20Shot%202023-09-27%20at%208.36.07%20PM.png?alt=media&#x26;token=eba4c38d-9752-48d9-b676-4c7ad4b3ea1e" alt=""><figcaption><p>Xác nhận trả phòng</p></figcaption></figure>

### Hợp đồng quá hạn

Là những hợp đồng đã quá thời hạn ở mã đã cam kết trước đó nhưng khách vẫn chưa dọn đi.

Khi hợp đồng quá hạn thì quản lý cần làm việc với khách về những vấn đề sau:

* Có tiếp tục hợp đồng nữa hay không.&#x20;
* Nếu có thì cập nhật lại ngày trả phòng và tạo phiếu thu cho khách.&#x20;
* Nếu không thì báo khách thanh toán và hoàn tất thủ tục trả phòng.

Lưu ý: Hợp đồng đã quá hạn thì hệ thống sẽ không tự động tạo phiếu vào đầu mỗi tháng.

Nếu muốn xuất phiếu thu của tháng đó thì vào "Chi tiết" hợp đồng -> click vào phần "Thanh toán" ->Click nút "Tạo phiếu thu" như hình bên dưới. (Lưu ý nút này chỉ hiển thị nếu phiếu thu của tháng hiện chưa được tạo)

<figure><img src="https://2051943191-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F5Oq1Mbd8urCm2gGFODyT%2Fuploads%2Fh3qHv6S5jQ52iNPJZtB6%2FScreen%20Shot%202023-10-04%20at%206.34.03%20PM.png?alt=media&#x26;token=ced4ae95-01b1-474e-bcb6-f42cb73ab6e1" alt=""><figcaption><p>Click button tạo phiếu phu</p></figcaption></figure>